Pflegedienst gründen: Konzessionen und Genehmigungen

Einen Pflegedienst zu gründen scheint eine gute Idee zu sein, wenn man den Blick auf den demografischen Wandel richtet. Die Gesellschaft wird immer älter und immer mehr Menschen möchten so lange wie möglich selbstbestimmt in Ihrem Zuhause bleiben. Dabei setzen sie zum einen auf digitale Assistenzsysteme und brauchen auf der anderen Seite konkrete Unterstützung durch ausgebildete Fachkräfte. Es gibt einige gesetzliche Vorgaben, die bei der Gründung eines Pflegedienstes zu beachten sind.
 

Welche Konzessionen und Genehmigungen braucht ein Pflegedienst?

• Sie müssen eine fundierte Fachausbildung im Pflegebereich vorweisen und außerdem eine Fortbildung zum Pflegedienstleiter absolvieren. Alternativ dürfen Sie jemanden einstellen, der die Voraussetzungen erfüllt.

• Sie benötigen die Abrechnungszulassung bei den Pflege- und Krankenkassen. Da die Prüfung zeitaufwendig ist, sollten Sie genügend Vorlauf einplanen.

• Sie müssen eine IK-Nummer beantragen.

• Zusätzlich müssen Sie Versorgungsverträge mit den Trägern abschließen.

• Ein Pflegevertrag mit den Patienten komplettiert den rechtlichen Rahmen.

Fachliche und persönliche Voraussetzungen sind besonders wichtig

Im Bereich der ambulanten Pflege zählen fachliche und persönliche Voraussetzungen erheblich mehr als in vielen anderen Branchen. Sie müssen eine fundierte Ausbildung vorweisen, doch ein Ausbildungsnachweis sagt nichts über Ihre Empathie aus. Einfühlungsvermögen und menschliche Zugewandtheit ist unverzichtbar in diesem Job.

Wer einen Pflegedienst gründet und Pflegekräfte beschäftigt, muss allerdings auch sehr viel Organisationstalent und Stressresistenz mitbringen. Die Aufgaben sind vielfältig. Sie müssen neben pflegerischem Know-how auch wirtschaftliche Grundkenntnisse haben, um die gesetzlichen Vorgaben korrekt umsetzen zu können. Die Abrechnung mit den Krankenkassen will gelernt sein und auch eine effiziente Einsatzplanung ist zwingend erforderlich. Unterm Strich haben Sie die Verantwortung für hilfsbedürftige Patienten, die Sie nicht als eine „abzuarbeiten Aufgabe“ behandeln dürfen. Aufmerksame Zuwendung und ein Gespür für die Bedürfnisse von Menschen sind wichtig, um einen Pflegedienst langfristig erfolgreich zu betreiben.

Wichtig zu wissen ist, dass in der Pflege starke regulatorische Systeme greifen, weil es in erster Linie um Menschen geht, die auf fremde Hilfe angewiesen sind. Das Sozialgesetzbuch (SGB) schreibt vor, welche Voraussetzungen Sie mitbringen müssen, um einen Pflegedienst zu gründen.
 

Fachliche Voraussetzungen

Sie müssen mindestens eine Ausbildung in der Altenpflege nachweisen, um sich mit einem Pflegedienst selbstständig zu machen. Zulässig ist auch eine Ausbildung zur Pflegefachkraft in der Krankenpflege, Altenpflege oder Kinderkrankenpflege. Zusätzlich sind mindestens zwei Jahre Berufserfahrung notwendig. Diese Berufserfahrung darf nicht länger als acht Jahre zurückliegen, so will es § 71 SGB XI.

Neben den Grundvoraussetzung müssen Sie eine Weiterbildung zum Pflegedienstleiter absolvieren. Alternativ ist ein erfolgreich abgeschlossenes Pflegemanagement-Studium an einer Hochschule oder Fachhochschule zulässig.
 

Was tun, wenn die fachlichen Voraussetzungen fehlen?

Wenn weder eine Ausbildung zur Pflegedienstleitung noch ein abgeschlossenes Studium im Pflegemanagement nachweisbar sind, gibt es dennoch einen Weg, einen Pflegedienst zu gründen. Wenn Sie gut organisieren können und wirtschaftliche Zusammenhänge sowie Buchführung interessant für Sie sind, können Sie jemanden einstellen, der die genannten gesetzlich vorgeschriebenen Voraussetzungen erfüllt. Über diesen Umweg ist es ihnen auch erlaubt, einen Pflegedienst zu führen..
 

Zulassung zur Abrechnung für Krankenkassen

Wie schon angesprochen ist die Branche der Pflegedienste stark reglementiert. Die Leistungen, die Sie mit Ihrem Pflegedienst erbringen, müssen Sie mit den entsprechenden Pflegekassen abrechnen. Allerdings darf nicht jeder eine solche Abrechnung vornehmen. Stattdessen ist eine explizite förmliche Zulassung erforderlich. Die förmliche Zulassung wird nur unter bestimmten Bedingungen erteilt:

• Der Pflegedienst muss durch eine qualifizierte Pflegedienstleiter sichergestellt sein. Falls Sie diesen Titel nicht tragen, müssen Sie dazu jemanden anstellen.

• Sie müssen sicherstellen, dass alle Patienten jederzeit versorgt werden können. Das gilt für Sonntage und Feiertage genauso wie für den Fall, dass Mitarbeiter erkranken oder Urlaub machen. Um das zu gewährleisten sind Sie gezwungen, ausreichend Pflegekräfte zu beschäftigen. Haben Sie selbst nicht die Pflegedienstleitung inne, müssen Sie eine Stellvertretung einstellen, die bei Bedarf übernimmt.

• Sie müssen ein internes Qualitätsmanagement einrichten. Der medizinische Dienst (MDK) prüft dieses Qualitätsmanagement vor der Zulassung und wird auch später in den Betrieb kommen, um die Einhaltung zu überprüfen. Der MDK schaut dabei besonders auf die Mitarbeiter und deren berufliches Profil. Stimmen die Qualifikationen und die Größe des Teams in Bezug auf die zu versorgenden Pflegebedürftigen? Sorgen Sie für eine regelmäßige Fortbildung und bezahlen Sie die Mitarbeiter angemessen? Ist der Einsatzplan so aufgestellt, dass der Pflegedienst stets erreichbar ist? Wird das Pflegekonzept professionell umgesetzt? Auch die Dokumentation der Pflegeleistungen und die Beratung der Patienten und Ihrer Familien werden vom MDK kritisch unter die Lupe genommen.

• Nicht zuletzt ist der Hygieneplan ein wichtiger Bestandteil des Konzepts und der Prüfung durch den MDK. Sie sollten sich damit bereits im Vorfeld auseinandersetzen, da die Erstellung sehr viel Zeit und Planung beansprucht. Die Einhaltung der Hygienevorschriften ist ein Schutz für Sie und Ihr Team sowie für die Pflegebedürftigen, damit sich keine ansteckenden Krankheiten ausbreiten. Sie sind verantwortlich, dass die Hygienevorschriften eingehalten werden. In einem Hygieneplan steht beispielsweise drin, wie Hände und Flächen zu desinfizieren sind oder wie die Reinigung und Sterilisation von Wäsche und verwendeten Utensilien zu erfolgen hat. Der Hygieneplan zeigt explizit auf, wann wer welche Maßnahmen ergreifen muss, um den Hygieneanforderungen gerecht zu werden. Der Hygieneplan muss für alle einsehbar in den Geschäftsräumen ausgehängt werden. Außerdem sind Sie verpflichtet, diesen jährlich zu aktualisieren

Die Zulassung eines neuen Pflegedienstes wird von Pflege- und Krankenkassen durchgeführt. Dieses Verfahren ist umfangreich und kann sich über einen längeren Zeitraum hinziehen. Sie sollten so früh wie möglich das Zulassungsverfahren einleiten, damit Sie keine Wartezeiten vor der Geschäftsgründung überbrücken müssen.

Ein wichtiger Hinweis an dieser Stelle: der Gesetzgeber unterscheidet zwischen einer ärztlich verschriebenen häuslichen Krankenpflege, die zum Beispiel nach einer Operation für einen bestimmten Zeitraum zu leisten ist. Daneben gibt es die ambulante Pflege, die in der Regel eine dauerhafte Leistung ist und an den Pflegegrad anknüpft. Sie benötigen für beide Pflegeformen eine gesonderte Zulassung, soweit Sie beide Leistungen erbringen wollen.
 

IK-Nummer beantragen

Neben der Zulassung bei den Pflege- und Krankenkassen müssen Sie ein Institutionskennzeichen beantragen, kurz IK-Nummer. Keine Leistung kann ohne diese IK-Nummer bei den entsprechenden Stellen abgerechnet werden.
 

Was ist eine IK-Nummer und wozu ist Sie nötig?

Die IK-Nummer gilt für alle Leistungserbringer, die im Gesundheitswesen in Deutschland tätig sind und kann entsprechend bundesweit genutzt werden. § 293 SGB V schreibt vor, dass die IK-Nummer zwingend erforderlich ist, um die Abrechnung mit den gesetzlichen Kassen durchzuführen. Sie besteht aus insgesamt neun Ziffern, die sich wie folgt zusammensetzen:

• Die ersten beiden Ziffern geben die Klassifikation wieder. Dabei wird die Art der Einrichtung bzw. die Branche abgebildet.

• Die Ziffern 3-4 beziehen sich auf den Regionalbereich und geben an, in welchem Bundesland der Pflegedienst sitzt.

• Die Ziffern 5-8 werden fortlaufend vergeben und sind als eine Art Seriennummer bzw. Leistungserbringer-Nummer zu verstehen.

• Die neunte Zahl ist eine Prüfziffer für interne Zwecke.

Nur mit dieser Nummer kann die Krankenkasse Sie bzw. Ihren Pflegedienst eindeutig als Leistungserbringer zuordnen. Nur auf diese Weise ist die Zuordnung zu den Patienten und die Transparenz bezüglich der Abrechnungsdaten derzeit in Deutschland möglich. Ziel ist, dass über die IK-Nummer Sicherheit für die Krankenkassen, für den Leistungserbringer und für dem Patienten entsteht und keine Gelder in falsche Kanäle geleitet werden.
 

Wo wird die IK-Nummer beantragt?

Die IK-Nummer ist schriftlich bei der Sammel- und Verteilungsstelle der Arbeitsgemeinschaft Institutionskennzeichen zu beantragen, kurz ARGE IK. Die Antragstellung erfolgt zwingend schriftlich und es gibt hierzu Online-Formulare. Sie müssen die Kontaktdaten nebst Berufsbezeichnung und Bankverbindung angeben und den Antrag unterschreiben.

Sobald der Antrag für die Neuvergabe eingegangen ist, wird dieser bearbeitet. Zuständig dafür ist die Sammelstelle zur Vergabe von Institutionskennzeichen (SVI). Zur Überprüfung der angegebenen Daten werden Sie einen Brief erhalten, der Sie darum bittet, die erfassten Daten per Post zu überprüfen. Wenn alles richtig ist, unterschreiben Sie und senden den Brief zurück. Haben sich Fehler eingeschlichen, korrigieren Sie die Unterlagen entsprechend. Die schriftliche Mitteilung über die Vergabe der IK wird Ihnen zugeschickt. Außerdem werden die beteiligten Träger in Kenntnis gesetzt.
 

Versorgungsvertrag mit Krankenkasse abschließen

Nachdem eine Pflegeeinrichtung zugelassen wurde, müssen Sie mit den jeweiligen Pflegekassen einen konkreten Versorgungsvertrag abschließen. Der Versorgungsvertrag regelt, welche Leistungen im Einzelnen und in welchem Umfang erbracht werden. Außerdem steht darin, welches Einzugsgebiet Sie bearbeiten. Ein Versorgungsvertrag ist für einen Pflegedienst von größter Wichtigkeit, denn die Gestaltung des Vertrags nimmt darauf Einfluss, inwieweit die Pflegeleistungen von den Pflegekassen bezahlt werden.

Die Abrechnung mit den Pflegekassen wird inzwischen ausschließlich elektronisch gemacht. Das soll für mehr Transparenz auf beiden Seiten sorgen.
 

Pflegevertrag mit Patienten abschließen

Der Pflegevertrag mit einem Patienten ist ein Dokument, indem Sie sich dazu verpflichten, bestimmte Leistungen zu erbringen. Im Gegenzug verpflichtet sich der Patient dazu, die entsprechende Vergütung zu bezahlen. Sie sollten den Pflegevertrag so detailliert wie möglich gestalten und klar erfassen, welche Rechte und Pflichten beide Vertragspartner haben. Dies dient zur Vorbeugung, um möglichst wenige Streitpunkte im Falle einer Auseinandersetzung zu haben.

Üblicherweise werden Verträge unbefristet geschlossen, wenn es um die Übernahme der ambulanten Pflegeleistung geht. Hier greift eine ganz bestimmte Regel, die Sie in jedem Fall berücksichtigen sollten:

Ganz egal, was an Kündigungsfrist in dem Pflegevertrag steht und unabhängig von der vereinbarten Laufzeit kann ein Pflegebedürftiger jederzeit ohne Angabe von Gründen und ohne Einhaltung einer Frist einen Pflegevertrag auflösen. Für den Pflegedienst gilt, dass er sich an die genannten Fristen halten muss. Steht nichts zu den Kündigungszeiten im Vertrag, gelten gesetzliche Regelungen. Diese erlauben es auch dem Pflegedienst, fristlos zu kündigen. Allerdings ist Ihr Recht im Sinne der Patienten eingeschränkt. Grund ist das besondere Vertrauensverhältnis zwischen den Vertragspartnern. Der Pflegebedürftiger muss im Falle der Kündigung durch Sie die Möglichkeit haben, einen Ersatzpflegedienst zu finden.
 

Tipp: Pflegedienst übernehmen statt neu gründen