Kann ich Buchführung selber machen?

Buchführung ist ein ungeliebtes Kind und gleichzeitig zucken Gründer davor zurück, einen Fachmann einzuschalten. Steuerberater sind teuer und das hat gute Gründe. Nicht zuletzt haftet der Steuerberater für die Richtigkeit der Buchungen und tritt ein, wenn Fehler zu finanziellen Konsequenzen für Sie führen.
 

Welche Buchführungsaufgaben können Sie selbst übernehmen?

Im Prinzip bedarf es nur eine kleine Änderung in der Fragestellung. Die Frage ist nicht, ob Sie die gesamte Buchführung selber machen können, sondern welche Aufgaben Sie aus dem breiten Komplex der Buchführungstätigkeiten selbst übernehmen können. Es gibt also nicht nur die Wahl zwischen ganz oder gar nicht, Sie können auch Teile selbst erledigen und den Rest an ein Profil abgeben. Um herauszufinden, welche Aufgaben aus der Buchführung Sie selber erledigen können, müssen Sie wissen, was sich dahinter eigentlich alles verbirgt.
 

Was gehört alles zur Buchhaltung?

Hinter dem großen Begriff Buchhaltung verbergen sich unter anderem die Lohnbuchhaltung, die monatliche Buchführung inklusive Kassenbuchführung, die Anlagenbuchhaltung und in Abhängigkeit von der Branche auch die Warenwirtschaft und Vorratshaltung. Alles hängt miteinander zusammen und wirkt aufeinander ein. Die Lohnbuchhaltung kann in einen eigenen Programm erstellt werden, doch Sie müssen wissen, welche Buchungen aus der Lohnbuchhaltung in der Finanzbuchhaltung erfasst werden müssen. Gleiches gilt für die Anlagenbuchhaltung. Da es den Rahmen sprengen würde, die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Bereichen in wenigen Sätzen aufzuschlüsseln lautet der gute Rat, sich mit den Grundlagen der Buchführung zu befassen und sich die nötige theoretische Grundlage zu schaffen.
 

Monatliche Finanzbuchhaltung als Kernaufgabe

Wenn wir im Folgenden von der Buchhaltung sprechen, ist die monatliche Finanzbuchhaltung gemeint, die anhand der einzelnen Geschäftsvorfälle auf dem Bankkonto durch Barausgaben generiert wird. Im Rahmen dieser Buchhaltung gibt es verschiedene Aufgaben, die zu erledigen sind.
 

Belege sammeln und sortieren

Über jede Ausgabe und über jede Einnahme muss ein Beleg existieren. Diese Belege werden gesammelt und sortiert. Waren es früher Papierrechnungen und Kassenbons, die sich auf dem Schreibtisch stapelten, hat sich inzwischen der Papierberg stark reduziert. Heute kommen die Belege in der Regel per E-Mail in elektronischer Form. Papierbelege, die per Post kommen, sind deshalb zu digitalisieren und zu der Vielzahl der ohnehin digital vorliegenden Rechnungen zu ergänzen. Das wiederum erfordert eine digitale Ablagestruktur, in der – ganz nach alter Manier – alle Belege nach einem sinnvollen Ablagesystem einsortiert werden. Dabei ist darauf zu achten, dass es einen Ordner für unbezahlte und einen Ordner für bezahlte Rechnungen gibt. So behalten Sie den Überblick über noch offene Rechnungen. Außerdem müssen Sie die Belege nach Barquittungen und nach Rechnungen trennen, die über das Bankkonto bezahlt werden. Diese Aufgaben können Sie selbst erledigen oder von einer Verwaltungskraft – z. B. einer stundenweise beschäftigen Aushilfe - erledigen lassen, denn hierfür einen Steuerberater zu beauftragen wäre schlicht nicht ökonomisch.
 

Das Kassenbuch

Im Kassenbuch werden die Belege erfasst, die bar bezahlt wurden. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten. Sie können entweder ein manuelles Kassenbuch führen oder sich für eine digitale Variante scheiden. Letzteres ist in Zeiten der Digitalisierung sehr anzuraten. Da der Grundsatz gilt „keine Buchung ohne Beleg“ fügen Sie zu jedem Kassenbucheintrag den vorher digitalisierten Kassenbon bzw. die Barquittung hinzu.

Das Bankkonto

Alle Bewegungen, die auf dem Bankkonto vorkommen, müssen in Form von Buchungsätzen in der Buchhaltung erfasst werden. In der einfachen Buchführung gehen Sie die Einträge in den Kontoauszügen Zeile für Zeile durch. Sie ordnen die entsprechenden Belege zu den Eintragungen in der Bank und klassifizieren Sie in eine Kostengruppe. Beispiel:

Auf dem Bankkonto erscheint eine Zahlung an die Marketingagentur über 1190 € (1000 € netto zzgl. 19 % MwSt.). Sie verbuchen den Vorgang auf dem Kostenkonto Marketing und wählen den Steuerschlüssel „19%“ aus. Als Gegenkonto wird die Bank angebucht. Dem Buchungssatz hängen Sie die Rechnung als PDF-Dokument an, so dass ein Betriebsprüfer bei Bedarf prüfen kann, ob Ihre vorgenommene Buchung korrekt ist und die 19 % Umsatzsteuer ordnungsgemäß berücksichtigt wurden.
 

Doppelte Buchführung ist komplex

Im oben genannten Beispiel wurde die einfache Buchhaltung dargestellt. Hier werden Geldabgänge und Geldzuflüsse in dem Monat berücksichtigt, in dem sie stattfinden. Bei der doppelten Buchführung aber wird es etwas komplexer.

• Hier erfassen Sie zuerst sämtliche Rechnungen im Leistungsmonat auf den Kosten- und Umsatzkonten und buchen außerdem die Umsatz- und Vorsteuerbeträge ein. Das gilt sowohl für Ihre Lieferanten wie auch für Ihre Kundenrechnungen.

• Wird eine Rechnung über die Bank bezahlt, buchen Sie die dazugehörige Rechnung auf dem Lieferantenkonto gegen die Bank. Dadurch buchen Sie die Lieferantenrechnung als bezahlt aus. Gleiches gilt analog für Ihre eigenen Ausgangsrechnungen.

• Nachdem Sie alle Bankvorfälle verbucht haben werden Sie feststellen, welche offenen Posten es noch gibt.

• Sie sehen beispielsweise, welche Rechnungen Sie noch bezahlen müssen und außerdem erkennen Sie, welche Kunden Ihre Rechnungen noch nicht ausgeglichen haben. Mit der doppelten Buchführung können Sie eine Offene-Posten-Verwaltung, kurz OPOS, einführen und behalten stets den Überblick über säumige Zahler.

Die doppelte Buchführung ist anspruchsvoll, insbesondere wenn Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind und mit Lieferanten und Kunden aus dem EU-Ausland und der EU zu tun haben. Hier müssen Sie genau wissen, welche Steuerschlüssel korrekt sind, damit Sie die einzureichende Umsatzsteuer-Voranmeldung auf Plausibilität prüfen können. Haben Sie keine Ahnung von umsatzsteuerlichen Zusammenhängen, würden Sie sich blind auf ein Programm verlassen. Das kann gut funktionieren - zum Beispiel, wenn Sie nur innerdeutsche Geschäfte tätigen - kann aber auch zu Fehlern führen, die Sie gar nicht bemerken. Finanzbehörden würden allerdings immer Sie bzw. Ihr Unternehmen haftbar machen und entsprechende Nachzahlungen fordern.

Gezielte Unterstützung für die Einarbeitung und bei akuten Fragen

Eine Praktikerlösung, die sich alternativ anbietet, ist, dass Sie sich von einem Buchhalter, einer Steuerfachangestellten oder Ihrem Steuerberater einarbeiten lassen. In vielen Firmen kommt es über das Jahr gesehen stets zu denselben Geschäftsvorfällen, die sich regelmäßig oder sporadisch wiederholen. Wenn Sie die gängigen Buchungssätze kennen und zum Beispiel zur Einarbeitung drei Monate zusammen mit einer Bilanzbuchhalterin gebucht haben, können Sie eine durchschnittliche Monatsbuchhaltung mit bekannten Geschäftsvorfällen selbst erstellen. Kommt einmal einen außergewöhnlicher Geschäftsvorfall, rufen Sie Ihrem Ansprechpartner an und klären die korrekte Verbuchung. Beispiel:

In einer Schreinerei kommen regelmäßig dieselben Geschäftsvorfälle vor. Dabei handelt es sich um

• Einkäufe von Material bei verschiedenen Lieferanten,

• Barkosten für Tanken, Reparaturen, Bürobedarf und ähnliche Betriebskosten,

• Ausgangsrechnungen an Kunden,

• Lohnzahlungen an Mitarbeiter sowie

• Zahlungen für Steuern, Versicherungen und Beiträge an berufsständischen Vereinigungen.

Für diese stets wiederkehrenden Vorfälle erstellt der Schreiner zusammen mit seinem Buchhaltungs-Profi drei Monate lang die Buchführung und lernt das Programm und den Kontenrahmen des Buchhaltungsprogramms kennen.

In den folgenden Monaten ist er in der Lage, die bereits bekannten Buchungssätze zu bewältigen. Ein neuer Geschäftsvorfall im fünften Monat aber ist ungewöhnlich: Der Schreiner bezieht Ware von einem neuen Lieferanten aus dem benachbarten Polen. Er weiß nicht, wie er diese Rechnung verbuchen muss und ruft deshalb bei seinem Ansprechpartner an. Er klärt den Vorgang, verbucht die Rechnung und erledigt den Rest der Buchhaltung wieder selbstständig.

Diese Vorgehensweise hat sich für all diejenigen bewährt, die Interesse an der Buchhaltung haben und sich in die Materie einarbeiten wollen. Denn eins ist klar: Es handelt sich um eine zeitaufwendige Angelegenheit, weil die Routine fehlt. Es kann deshalb ökonomisch gesehen sinnvoller sein, für die monatliche Buchführung eine Verwaltungskraft auf Stundenbasis zu beschäftigen.
 

Anlagenbuchhaltung führen

Eine Anlagenbuchhaltung zu führen bedeutet, über das Betriebsvermögen auf dem Laufenden zu sein. In der Anlagenbuchhaltung werden die Güter erfasst, die einen Vermögenswert darstellen. Dazu gehört zum Beispiel ein Firmenwagen oder die Anschaffung von teuren Maschinen. Das Vorsichtsprinzip der deutschen Buchhaltung gibt vor, dass ein Vermögensgegenstand nur mit seinem tatsächlichen Wert in der Buchhaltung auftauchen darf. Damit das gelingt, werden Abschreibungen gebucht. Ein Beispiel soll erklären, was es damit auf sich hat.

Sie schaffen sich zum 01.01.2020 einen Pkw zu einem Preis von 18.000 € netto an. Der übliche Abschreibungszeitraum eines Fahrzeugs liegt bei sechs Jahren. Das bedeutet, dass die Kosten von 18.000 € im ersten Jahr nicht komplette gewinnmindernd verbucht werden dürfen, sondern nur der jährliche Anteil. Bei einem Wert von 18.000 € sind das 3000 € in einem Jahr.

• Im 1. Jahr steht der Pkw mit 18.000 € -3000 € = 15.000 € zum 31.12.2020 im Anlagevermögen. Die Kosten von 3000 € sind in der Gewinn- und Verlustrechnung auf dem Kostenkonto der Pkw-Abschreibungen zu finden. Sie mindern den Gewinn im Jahr 2020 entsprechend.

• Im nächsten Jahr werden weitere 3000 € abgeschrieben, die sich gewinnmindernd im Jahr 2021 auswirken. Im Anlagevermögen steht der Pkw zum 31.12.2021 folgerichtig noch mit 12.000 €

• Das Prinzip setzt sich Jahr für Jahr fort. Jedes weitere Jahr werden 3000 € gewinnmindernd eingebucht, so dass zum 31.12.2022 noch 9000 €, zum 31.12.2023 noch 6.000 € und zum 31.12.2024 noch 3.000 € im Anlagevermögen stehen.

• Im letzten Abschreibungsjahr werden keine vollen 3000 €, sondern lediglich 2999 € als Abschreibung gewinnmindernd gebucht. In den Büchern bleibt ein Restwert von einem Euro stehen. Dieser erinnert daran, dass der Pkw als genutztes Anlagevermögen dem Betrieb zur Verfügung steht.

Praxistipp: Vorausschauend arbeitender Unternehmer sparen jährlich die verbuchte Afa an, in diesem Fall also 3000 €. Dann steht Ihnen am Ende des Abschreibungszeitraums des PKWs genügend Geld zur Verfügung zu haben, um ein neues Fahrzeug zu kaufen.
 

Was passiert, wenn ich einen abgeschriebenen Firmenwagen mit Gewinn verkaufe?

Falls ein Firmenwagen, der nur noch mit 1 € in den Büchern steht, am Markt beispielsweise für 2000 € verkauft werden kann, erwirtschaftet das Unternehmen einen Gewinn. Der Betrag, der über 1 Euro hinausgeht – also 1999 € in unserem Beispiel, wird als Erlös aus Anlagenverkäufen gewinnerhöhend eingebucht. Auf den entstanden Gewinn sind dann Steuern zu zahlen – doch das ist ein Thema, das im Zusammenhang mit der klassischen Buchhaltung, über die wir aktuell schreiben, weit hinausgeht. Für Sie ist wichtig zu wissen, dass Sie auf den Veräußerungsgewinn des PKWs Steuern zahlen müssen.
 

Welche Aufgaben können und wollen Sie übernehmen?

Nachdem Sie sich über die anstehenden Aufgaben im Zusammenhang mit einer Buchhaltung informiert haben – Kasse, Bank, Anlagenbuchhaltung, einfache und doppelte Buchführung - können Sie entscheiden, welche Aufgaben Sie tatsächlich übernehmen können und wollen.

• Können Sie ein Kassenbuch schreiben?

• Können Sie selbst Rechnungen schreiben?

• Sind Sie in der Lage, alle Belege zu digitalisieren und digital zu organisieren?

• Trauen Sie sich eine einfache Buchhaltung zu?

• Oder könnten Sie sogar die doppelte Buchführung leisten?

• Können Sie das Anlagevermögen führen?

Je nachdem, welches Aufgabenprofil I erfüllen wollen, müssen Sie die richtige Software finden. Denken Sie daran, dass Sie einzelne Teilbereiche in Absprache mit einem Steuerbüro selbst leisten bzw. von einer Mitarbeiterin im Betrieb leisten lassen können. Auf diese Weise können Sie Kosten sparen und gleichzeitig bei Bedarf professionelle Unterstützung in Anspruch nehmen, ohne die komplette Buchführung auszulagern.
 

Welche Buchhaltungssoftware passt zu mir?

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie Belege verbuchen und eine Monatsbuchhaltung selber erstellen können, brauchen Sie eine geeignete Software. Der Markt bietet dazu eine Vielfalt unterschiedlicher Produkte. Um herauszufinden, welche Buchhaltung Software zu Ihnen passt, hat sich eine bestimmte Vorgehensweise bewährt.

1. Buchen Sie einen (Online-) Kurs und schnuppern Sie in die Materie hinein. Sie können auch kostenfrei auf YouTube anfangen und sich die Grundlagen der Buchführung selbst erarbeiten.

2. Falls Sie nach dem ersten Exkurs immer noch Interesse haben, suchen Sie gezielt nach einem (Einsteiger-) Kurs, der Ihrem Kenntnisstand entspricht. Denn auch, wenn Softwareanbieter versprechen, dass Sie ohne Kenntnisse eine Buchhaltung erstellen könnten, so zeigt die Praxis, dass Basiswissen wesentlich zum Erfolg beiträgt. Denken Sie, Sie können
    

   • ein elektronisches Kassenbuch führen,

   • eine Umsatzsteuer-Voranmeldung vornehmen,

   • eine Buchhaltungssoftware mit einem gewissen Maß an Verständnis bedienen,

   • die Auswertungen aus der Buchhaltung verstehen und Fehler erkennen sowie

   • selbstständig Korrekturen vornehmen?

Je nachdem, wie Ihre Antworten ausfallen, grenzen diese die in Frage kommenden Programme aufgrund des benötigten Leistungsumfangs ein.

3. Lesen Sie im Internet seriöser Tests über Buchhaltungssoftware durch. Informieren Sie sich in den sozialen Medien und recherchieren Sie nach Bewertungen von echten Nutzern. Neben dem Preis spielen Benutzerfreundlichkeit und Übersichtlichkeit sowie Menüführung eine wichtige Rolle.

4. Prüfen Sie, inwieweit die Software in die Gesamtarchitektur Ihrer betrieblichen Software-Bausteine passt. Brauchen Sie eine Schnittstelle zum Steuerberater? Muss eine Anbindung zum Rechnungsschreibungsprogramm verfügbar sein? Klären Sie diese Anforderungen vor der Bestellung bzw. dem Kauf.

5. Wählen Sie ein Produkt, dass Sie einige Wochen testen können, bevor Sie in einen Bezahltarif eingruppiert werden.

6. Fällen Sie abschließend eine Entscheidung für ein Produkt, mit dem Sie gut zurechtkommen, auch wenn es etwas teurer ist. Sie sparen damit unterm Strich Zeit, die Sie umsatzbringend einsetzen können.

Ist es sinnvoll, die Buchhaltung selber zu machen?

Nur, weil Sie in der Lage wären, die Buchhaltung selbst zu erstellen heißt das noch lange nicht, dass es auch sinnvoll ist. Ein guter Grund, die Buchführung selber zu machen wäre beispielsweise, den Überblick über das Geschäft zu behalten. Nicht umsonst heißt es, dass Steuerberater bzw. Buchhalter ein Unternehmen besser kennen als der Unternehmer selbst. Doch wenn es um den Überblick geht, können einige Kurse, die z. B. das Lesen einer betriebswirtschaftlichen Auswertung zum Inhalt haben, dieselben Dienste tun.
 

Kosten abwägen

Ein anderer Grund, der allerdings etwas zwiespältig ist, ist der Kostenfaktor. Sicherlich ist es richtig, dass Sie für einen Buchhalter kein Geld ausgeben, wenn Sie die Buchführung selbst erstellen. Doch auf der anderen Seite können Sie in der Zeit, in der Sie die Buchhaltung machen, keine Umsätze erwirtschaften bzw. für neue Aufträge sorgen. Wägen Sie die Kosten gegen die fehlenden Umsätze ab und fragen sich, ob Sie sich wirklich einen Gefallen damit tun, selbst zu buchen. Im Einzelfall mag die Rechnung aufgehen, doch in vielen Fällen ist es entweder ein Null-Summen-Spiel oder führt unterm Strich zu geringeren Umsätzen oder kleineren Gewinnen.
 

Fehlerquote bedenken

Abgesehen von dem Kosten-Nutzen Aspekt sollten Sie bedenken, dass Sie buchhalterischer Laie sind und Fehler machen können. Diese Fehler können unter Umständen erhebliche finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen. Erledigen Fachleute die Arbeit, sind Sie zwar auch nicht zu 100 % vor Fehlern geschützt – Fehler sind menschlich -, doch das Risiko ist erheblich niedriger. Und wenn doch einmal ein Fehler mit finanziellen Folgen geschieht, können Sie das Steuerbüro haftbar machen und finanziellen Ausgleich fordern.
 

Fazit: Zeit ökonomisch sinnvoll investieren

Die Buchhaltung selbst zu erstellen kann beispielsweise in der Gründungsphase eine Notwendigkeit sein, um Geld zu sparen. Mittel- bis langfristig aber ist die Buchhaltung entweder bei einer eigens dafür engagierten Arbeitskraft oder beim Steuerbüro wesentlich besser aufgehoben.

Es gut investiertes Geld, einen Kurs im Bereich Controlling und Unternehmenssteuerung zu besuchen, sich mit Vertrieb und Verkaufsstrategien zu beschäftigen und an der Umsatz- und Gewinnschraube zu drehen. Dieser Weg eröffnet neue Chancen auf lange Sicht. Stecken Sie hingegen in Fachaufgaben wie der Buchhaltung fest, geht der Blick für das große Ganze verloren. Wer unternehmerisch denkt und handelt, kümmert sich um strategische Fragestellungen, statt sich in fachfremden Spezialaufgaben zu verlieren. Denn mit strategischen und lenkenden Aktivitäten kurbeln Sie die Umsätze an, sorgen langfristig für Stabilität und sichern den Fortbestand des Unternehmens.