Was ist ein Kleingewerbe?

Die offizielle Gewerbeanmeldung ist mit dem letzten Schritt in die berufliche Selbstständigkeit gleichzusetzen. Neben der erwünschten Selbstbestimmtheit kommt aber auch mehr Verantwortung auf jeden Gewerbetreibenden zu. Daher kann es Sinn machen, zunächst einen nebenberuflichen Einstieg zu wählen, um sich ein Geschäft und die dafür notwendigen Strukturen und Prozesse aufzubauen. In solchen Fällen ist ein so genanntes Kleingewerbe eine mögliche Option, die zahlreiche Erleichterungen mit sich bringt. Gerade für Gründerinnen und Gründer, die zunächst mit überschaubarem Risiko starten möchten, bietet dieser Weg einen strukturierten und rechtssicheren Einstieg in die Selbstständigkeit.
 

Eine begriffliche und inhaltliche Annäherung an das Kleingewerbe

Grundlegend kann man sagen, dass ein sogenanntes Kleingewerbe kein eigenständiger Rechtsbegriff ist, sondern eine umgangssprachliche Bezeichnung für ein Gewerbe mit vergleichsweise geringem Umfang. Entscheidend ist dabei die Abgrenzung zwischen zwei unterschiedlichen Ebenen: der handelsrechtlichen Einordnung eines Gewerbes und der umsatzsteuerlichen Behandlung als Kleinunternehmer.

Handelsrechtlich spricht man von einem Kleingewerbetreibenden, wenn kein in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb erforderlich ist. In diesem Fall gelten die besonderen Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) für Kaufleute nicht automatisch. Der Unternehmer ist dann kein Kaufmann im Sinne des HGB und unterliegt vereinfachten Pflichten, etwa bei der Buchführung.

Unabhängig davon existiert auf steuerlicher Ebene die sogenannte Kleinunternehmerregelung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG). Diese Regelung betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer und sagt nichts über die Rechtsform oder die handelsrechtliche Einordnung eines Unternehmens aus.

Nach aktueller Rechtslage gilt: Wird im Vorjahr ein Gesamtumsatz von maximal 25.000 Euro erzielt und überschreitet der Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich nicht 100.000 Euro, kann die Kleinunternehmerregelung angewendet werden. Maßgeblich ist dabei stets der Umsatz, nicht der Gewinn. Wird die Grenze im laufenden Jahr tatsächlich überschritten, endet die Anwendung der Kleinunternehmerregelung unmittelbar ab diesem Zeitpunkt.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang: Der häufig verwendete Begriff „Kleingewerbe“ wird im Alltag oft fälschlich mit der Kleinunternehmerregelung gleichgesetzt. Tatsächlich können auch Kleingewerbetreibende umsatzsteuerpflichtig sein, während umgekehrt auch größere Unternehmen zeitweise die Kleinunternehmerregelung nutzen können, sofern die Umsatzgrenzen eingehalten werden.
 

Einstufung als Kleinunternehmer

Bei Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit füllen Sie das Formular zur steuerlichen Erfassung für das Finanzamt aus. Dieses erfolgt heute regelmäßig elektronisch über das entsprechende Online-Portal der Finanzverwaltung. Unter Punkt 7.3 machen Sie Angaben zur Umsatzsteuer bzw. zur Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung. Überschreiten die Umsätze die vorgeschriebenen Grenzen nicht, ist die Anwendung der Kleinunternehmerregelung möglich.

Sobald die maßgeblichen Umsatzgrenzen überschritten werden, endet die Kleinunternehmerregelung kraft Gesetzes. Ab diesem Zeitpunkt greift die Pflicht zur Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer. Dies kann seit der aktuellen Rechtslage auch unterjährig der Fall sein, sobald die Grenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr tatsächlich überschritten wird.

Details können Sie in § 19 UStG (Absatz 1 und 2) nachvollziehen. Sind Sie als Kleinunternehmer tätig, weisen Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und führen auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Im Gegenzug besteht jedoch kein Anspruch auf Vorsteuerabzug. Vorsteuer ist der Betrag, der in einer Rechnung ausgewiesen wird, die Sie als Unternehmer bezahlen.

Auch als Kleinunternehmer bleiben Sie jedoch umsatzsteuerlicher Unternehmer im Sinne des Gesetzes. Bestimmte Sonderregelungen, etwa bei grenzüberschreitenden Leistungen oder dem Bezug von Leistungen aus dem Ausland, können daher weiterhin relevant sein.
 

Haben Kleinunternehmer Vorteile? Es kommt auf den Standpunkt an.

Wer geringe Umsätze erzielt, soll sich aus Sicht des Finanzamts nicht mit dem komplexen Umsatzsteuerrecht befassen müssen. Die Kleinunternehmerregelung verfolgt damit das Ziel, insbesondere kleine Betriebe, Nebenerwerbsgründer und Einzelunternehmer administrativ zu entlasten. Gut zu wissen: Finanzämter haben im Vergleich zum Steueraufkommen von Kleinunternehmen einen verhältnismäßig hohen Verwaltungsaufwand und sind daher in vielen Fällen tatsächlich daran interessiert, diese Gruppe von der laufenden Umsatzsteuererhebung auszunehmen.

Es steckt somit auch ein gewisses Maß an Verwaltungsvereinfachung auf Seiten der Finanzverwaltung dahinter, dass die Kleinunternehmerregelung gesetzlich vorgesehen ist. Für Unternehmer bedeutet dies konkret weniger laufende Meldepflichten, keine regelmäßigen Umsatzsteuer-Voranmeldungen und eine vereinfachte Rechnungsstellung. Dennoch darf man sich durchaus fragen, ob die in Aussicht gestellten Vorteile – insbesondere der verminderte Verwaltungsaufwand – den Verzicht auf den Vorsteuerabzug tatsächlich aufwiegen.

Diese Abwägung ist stark einzelfallabhängig. Wer überwiegend private Endkunden (B2C) bedient, kann durch den Wegfall der Umsatzsteuer sogar einen Preisvorteil erzielen. Wer hingegen hauptsächlich Geschäftskunden (B2B) beliefert oder hohe Investitionen tätigt, für den kann der fehlende Vorsteuerabzug wirtschaftlich nachteilig sein.

Es klingt schwieriger als es ist

Die Systematik der Umsatzsteuer ist im Vergleich zu vielen anderen Steuerarten in ihrer Grundlogik relativ überschaubar, auch wenn sie im Detail komplex sein kann. Daher ist es durchaus eine Überlegung wert, die Kleinunternehmerregelung bewusst nicht in Anspruch zu nehmen, obwohl die formalen Voraussetzungen dafür vorliegen.

Gerade in der Anfangsphase einer Selbstständigkeit fallen häufig höhere Ausgaben an – etwa für Ausstattung, Technik, Marketing oder Dienstleistungen. In diesen Fällen kann der Vorsteuerabzug einen erheblichen Liquiditätsvorteil bieten. Die gezahlte Umsatzsteuer auf Eingangsrechnungen wird vom Finanzamt erstattet oder mit der Zahllast verrechnet.

Allerdings ist dabei zu beachten: Wer sich bewusst gegen die Anwendung der Kleinunternehmerregelung entscheidet und zur Regelbesteuerung optiert, ist in der Regel für mehrere Jahre an diese Entscheidung gebunden. Ein späterer Wechsel zurück zur Kleinunternehmerregelung ist nicht jederzeit und nicht ohne Weiteres möglich. Diese Bindungswirkung sollte unbedingt in die Entscheidungsfindung einbezogen werden.

Wir können Ihnen daher nur raten, sich in Sachen Umsatzsteuer zumindest grundlegend schulen zu lassen, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können. Es gibt diverse kostenfreie Seminare bei Trägern wie Industrie- und Handelskammern oder regionalen Wirtschaftsförderungen. Auch Online-Seminare oder Fachliteratur bieten einen guten Einstieg. In der Praxis zeigt sich häufig, dass sich die grundlegenden Zusammenhänge schneller erschließen als zunächst angenommen.
 

Wenn Umsatzsteuer, dann bitte mit Programm

Die auf dem Markt angebotene Buchhaltungs- und Rechnungssoftware wird zunehmend übersichtlicher und anwenderfreundlicher, selbst für Personen ohne kaufmännische Vorkenntnisse. Viele Programme führen Schritt für Schritt durch die notwendigen Prozesse und reduzieren das Fehlerrisiko erheblich.

Solange Sie in einem überschaubaren Umfang selbstständig tätig sind, ist die Nutzung einer solchen Software in der Regel wirtschaftlicher, als dauerhaft einen Steuerberater mit der laufenden Buchführung oder der Erstellung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen zu beauftragen. Gleichzeitig behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Zahlen, Umsätze und Steuerlasten.

Eine sinnvolle Alternative kann es sein, sich zu Beginn von einem professionellen Buchhalter oder Steuerfachangestellten in eine geeignete Software einarbeiten zu lassen. Dieser richtet das System korrekt ein, erklärt die relevanten Funktionen und weist auf typische Fehlerquellen hin. Ergeben sich nach der Einarbeitungsphase Rückfragen, können diese gezielt geklärt werden. Auf diese Weise profitieren Sie von einer sauberen Buchhaltung, korrekten Umsatzsteuerangaben und behalten dennoch die Kosten im Griff.

Rechnungen, Buchhaltung und neue Pflichten im Überblick

Auch Kleinunternehmer müssen ordnungsgemäße Rechnungen ausstellen. Der entscheidende Unterschied besteht darin, dass auf den Rechnungen keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden darf. Stattdessen ist ein entsprechender Hinweis aufzunehmen, der klarstellt, dass die Abrechnung nach der Kleinunternehmerregelung erfolgt.

Unabhängig davon gelten die allgemeinen Pflichtangaben für Rechnungen weiterhin. Dazu gehören unter anderem Angaben zum Leistungserbringer, zum Leistungsempfänger, zur erbrachten Leistung, zum Rechnungsdatum sowie zur fortlaufenden Rechnungsnummer.

Ein besonders wichtiger Punkt betrifft die elektronische Rechnungsstellung. Seit den aktuellen gesetzlichen Änderungen gewinnt die sogenannte E-Rechnung insbesondere im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Auch kleinere Betriebe müssen sich darauf einstellen, zumindest elektronische Rechnungen empfangen, archivieren und verarbeiten zu können. Übergangsfristen erleichtern zwar den Einstieg, ändern aber nichts daran, dass digitale Prozesse künftig zum unternehmerischen Standard gehören.

Darüber hinaus bleiben grundlegende Buchhaltungspflichten bestehen. Einnahmen und Ausgaben müssen vollständig, nachvollziehbar und geordnet aufgezeichnet werden. In der Praxis erfolgt dies häufig über eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Erst bei größerem Umfang oder freiwilliger Eintragung ins Handelsregister können weitergehende Buchführungspflichten entstehen.
 

Gewerbeanmeldung, Gewerbesteuer und weitere Pflichten

Sobald eine gewerbliche Tätigkeit aufgenommen wird, muss diese beim zuständigen Gewerbeamt angemeldet werden. Die Höhe der Einkünfte oder der zeitliche Umfang der Tätigkeit spielen dabei keine Rolle. Ausgenommen hiervon sind lediglich bestimmte freiberufliche Tätigkeiten, die direkt beim Finanzamt angezeigt werden.

Ein Kleingewerbe ist nicht automatisch von der Gewerbesteuer befreit. Zwar existiert ein Freibetrag, doch oberhalb dieser Grenze kann Gewerbesteuer anfallen. Auch die Mitgliedschaft in Industrie- und Handelskammern oder Handwerkskammern entsteht grundsätzlich kraft Gesetzes, wobei für kleine Betriebe häufig Ermäßigungen oder Befreiungen vorgesehen sind.

Darüber hinaus gelten allgemeine unternehmerische Pflichten, etwa zur Aufbewahrung von Rechnungen und Belegen, zur Trennung privater und betrieblicher Finanzen sowie zur Einhaltung steuerlicher Aufzeichnungsvorgaben. Ein separates Geschäftskonto ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, in der Praxis jedoch dringend zu empfehlen.

Zuletzt aktualisiert: 22.12.2025