Wann benötige ich eine Umsatzsteuernummer?

Wer ein Gewerbe erfolgreich anmelden will, muss sich zu Beginn auch mit steuerlichen Aspekten auseinandersetzen, schließlich will das Finanzamt an den Gewinnen ‚beteiligt‘ werden. In diesem Sinne muss im Zuge der Gewerbeanmeldung in den meisten Fällen auch eine Umsatzsteuernummer bzw. Identifikationsnummer beantragt werden. Ohnehin wird das Finanzamt im Rahmen der Gewerbeanmeldung automatisch benachrichtigt. Im Kontext der steuerlichen Erfassung (Stichwort Eröffnungsbogen zur steuerlichen Erfassung) muss jeder Gewerbetreibende dann auch Angaben zur abzuführenden Umsatzsteuer machen. Wer die Kleinunternehmerregelung wählt, muss zwar keine Umsatzsteuer ausweisen, dennoch kann die Beantragung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erforderlich sein, wenn Handel im EU Raum betrieben wird (dazu später mehr). Wird jedenfalls im Antrag ein Kreuz an der entsprechenden Stelle gemacht, so übermittelt das Finanzamt den Antrag an das Bundeszentralamt für Steuern. Dort kann auch direkt der Antrag gestellt werden, was auch online möglich ist. Die vergebene Steuernummer verliert ihre Gültigkeit nicht, auch wenn der Unternehmenssitz sich ändert (was z.B. beim Gewerbeamt angezeigt werden muss).

Rechtsgrundlage: Wofür wird eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) gebraucht?

Eine solche Nummer brauchen alle Unternehmer, die Lieferungen im In- und Ausland ausführen und steuerpflichtige Leistungen erbringen (vergl. Paragraf 3 Absatz 2 des Umsatzsteuergesetzes). Neben Unternehmern brauchen auch juristische Personen eine Umsatzsteuernummer, wenn so genannte innergemeinschaftliche Erwerbe realisiert werden. Im Zuge einer Firmengründung bzw. Gewerbeanmeldung kann die Nummer direkt beim zuständigen Finanzamt beantragt werden. Alternativ ist die Beantragung online auf bzst.de zwischen 5 und 23 Uhr flexibel möglich. Natürlich kann auch ein schriftlicher Antrag an das Bundeszentralamt für Steuern in Saarlouis gestellt werden.

Welche Daten werden für die Beantragung benötigt?

Im Rahmen der Online-Beantragung müssen Gewerbetreibende folgende Daten parat halten:

das für die Unternehmensbesteuerung zuständige Finanzamt
Steuernummer, unter der das Unternehmen geführt wird
die Rechtsform des Unternehmens
im Falle eines Einzelunternehmens: Name und Geburtsdatum des steuerpflichtigen Unternehmensführers
bei allen anderen Rechtsformen reicht es, den Namen und die Adresse des Unternehmens anzugeben

Fachwissen kompakt zusammengefasst: die verschiedenen Arten von relevanten Steuernummern für Gewerbetreibende

Eine Steuernummer wird für alle steuerpflichtigen natürlichen und juristischen Personen vergeben. Die Steuernummer ändert sich z.B. wenn jemand umzieht oder ein Gewerbe bzw. eine selbstständige/freiberufliche Tätigkeit beginnt. Diese Steuernummer ist bei jeder Steuererklärung anzugeben, das Finanzamt teilt sie schriftlich mit. Gewerbetreibende, die keine Umsatzsteuernummer haben, müssen diese Steuernummer auf ihren Rechnungen ausweisen. In Zukunft soll die Steuernummer von der Steueridentifikationsnummer abgelöst werden. Momentan existieren beide Nummern gleichzeitig. Besagte Steueridentifikationsnummer, die sogar schon Neugeborene erhalten, bleibt ein Leben lang gleich und sie soll die Kommunikation von Steuerbelangen vereinfachen. Diese Steuer-ID muss nicht gesondert beantragt werden, sie wurde allen Bürgern seit 2007 mitgeteilt. Diese Nummer dient aber nicht nur der Kommunikation mit Finanzbehörden: Finanzämter erhalten auf diesem Wege ein eindeutige Zuordnung in Bezug auf erzielte Einkünfte und gezahlte Beiträge für Krankenkassen und beispielsweise auch für Riesterverträge.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Kurzporträt

Diese im Wirtschaftsleben bedeutende Zahlenfolge dient der unmissverständlichen Kennzeichnung von Unternehmern sowie juristischen Personen, welche am Dienstleistungs- und Warenverkehr innerhalb der EU teilnehmen. Ziel ist es, die anfallende Umsatzsteuer zu ermitteln und an das zuständige Finanzamt abzuführen. Jeder Gewerbetreibende benötigt eine solche Nummer, die übrigens auch auf jedem Kassenbon zu finden ist. In anderen Ländern weichen die Bezeichnungen ab, wobei ein vorangestelltes Länderkürzel eine recht einfache Zuordnung erlaubt (Nummern in Deutschland tragen dementsprechend immer das Kürzel DE). Wer mit seinem Gewerbe in ein anderes EU-Land exportiert, muss keine Umsatzsteuer berechnen, da der Abnehmer dies im Empfängerland nach den geltenden Vorschriften zu übernehmen hat. In Rechnungen müssen daher immer beide Identifikationsnummern angegeben werden. Auch im Falle des Handels innerhalb eines Landes muss die Nummer auf Rechnungen immer angegeben werden. Das obergeordnete Ziel ist es somit, so genannte grenzüberschreitende Dienstleistungen besser zu kontrollieren und auch aussagekräftige Statistiken zu erstellen.

Mit der Umsatzsteuernummer kommt auch die Buchhaltung ins Spiel

Wer ein Gewerbe ordnungsgemäß anmeldet, muss natürlich auch Umsatzsteuer erheben, sofern nicht die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen wird. Durch die Möglichkeit des Vorsteuerabzuges wird die tatsächliche Höhe der Steuerlast ermittelt. Mit der Umsatzsteuernummer werden Umsätze also gekennzeichnet und an das Finanzamt abgeführt (die Intervalle richten sich meistens nach der Höhe der Umsätze). In puncto Buchhaltung sind also die Konten Umsatzsteuer und Vorsteuer stets aktuell zu halten. Wer die Kleinunternehmerregelung für den Start wählt, muss keine Umsatzsteuer abführen, dennoch ist die Beantragung einer entsprechenden Identifikationsnummer in vielen Fällen ebenfalls Pflicht.

Hinweise zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für Kleinunternehmer

Mit der Identifikationsnummer für die Umsatzsteuer wird auch für Freiberufler und Selbstständige, die als Kleinunternehmer agieren, der Handel mit anderen EU Ländern erleichtert. Die Identifikationsnummer kann dann anstelle der persönlichen Steuernummer angegeben werden. Im Falle der Nutzung der Kleinunternehmerregelung ist ein entsprechender Hinweis auf Rechnungen unerlässlich. Es muss deutlich werden, dass aufgrund der Beanspruchung dieser Regelung keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Wie oben bereits angedeutet, sind sie ohnehin von der Umsatzsteuererhebung befreit, wenn sie in ein anderes EU Land exportieren. Dort wird dann die Umsatzsteuer nach den geltenden Regeln erhoben, ansonsten entstünde eine Doppelbesteuerung. Zudem kann man auch sagen, dass die Steuernummer als höchst offizielle Zahl eine gewisse Beweisfunktion hat, denn Unternehmer können so ihren Status beweisen. In vielen Fällen kann in der Praxis daher auf die Berechnung der Umsatzsteuer verzichtet werden, was umständliche und zeitraubende Steuererstattungen erspart. Übrigens sieht das Umsatzsteuergesetz explizit vor (Paragraf 14 Absatz 4), dass die Identifikationsnummer anstelle der persönlichen Steuernummer verwendet werden kann.

Gibt mehr mehrere Steuernummern, wenn mehr als ein Gewerbe betrieben wird?

Nein, auch wenn mehr als ein Gewerbe betrieben wird, so wird das Ganze als Unternehmenseinheit mit einer einzigen Steuernummer versehen. Im zu besteuernden Unternehmen werden sämtliche gewerblichen Tätigkeiten zusammengefasst. Ohnehin würde es im Falle von mehreren Nummern schnell zu Chaos kommen: Man denke nur an den zusätzlichen Aufwand in der Buchhaltung und an zahlreiche Fehler- und Verwechslungsquellen bei der Rechnungserstellung.