Erlaubnisse und Konzessionen für Buchhalter und Buchführungshelfer

Wer sich mit dem Gedanken trägt, sich als Buchführungshelfer oder Buchhalter selbstständig zu machen, muss sich mit der Frage auseinandersetzen, wie sich sein Tätigkeitsbereich von dem eines Steuerberaters abgrenzt. Wenn hier keine klare Grenze gezogen wird, kann es Abmahnungen hageln, die die Selbstständigkeit zunichtemachen. Grundsätzlich gibt es Tätigkeiten, die jedem erlaubt sind. Darüber hinaus gibt es solche, die nur bestimmte Personenkreise anbieten dürfen.
 

Welche Genehmigungen brauchen Buchhalter und Buchführungshelfer?

  • Sie müssen ein Gewerbe anmelden.

  • Für bestimmte qualifizierte Arbeiten müssen Sie die erforderliche Fachkenntnis nachweisen. Das ist zum Beispiel ein abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder eine kaufmännische Ausbildung.


Selbstständig als Buchhalter: das müssen Sie wissen

Das Steuerberatungsgesetz legt fest, welche Tätigkeiten nur von Steuerberatern, und welche auch von anderen Personengruppen ausgeführt und angeboten werden dürfen. Aufgrund der Berufsbezeichnung „Buchhalter“ oder „Buchführungshelfer“ ergeben sich nicht selten Unklarheiten bei Kunden. Grundsätzlich müssen Sie hinsichtlich ihres Angebots klare Regeln einhalten und ihren Kunden deutlich machen, welche Tätigkeiten Sie ausführen dürfen. Einschränkungen gelten im Übrigen auch für Marketingaktivitäten, hier sollten Sie sich sorgfältig informieren.

Sie müssen wissen, dass selbstständige Buchhalter nicht dieselben Tätigkeiten anbieten dürfen wie angestellte Buchhalter. Selbstständige Buchhalter dürfen zum Beispiel nicht die Buchhaltung einrichten, eine Bilanz erstellen oder Umsatzsteuer-Voranmeldungen erledigen. Diese Aufgaben sind nach § 5 Abs. 1 Steuerberatungsgesetz so genannte Vorbehaltsaufgaben. Das bedeutet, dass Sie von Buchhaltern ausschließlich im Angestelltenverhältnis durchgeführt werden dürfen, nicht aber in der Selbstständigkeit.
 

Diese Tätigkeiten sind jedem erlaubt

Was jeder erledigen darf, sind bestimmte administrative Aufgaben, die zur Führung von Büchern gehören und die für die Besteuerung keine Bedeutung haben. Dazu gehören die folgenden:

  • Schreibarbeiten und Rechenarbeiten

  • Erfassung von Belegen hinsichtlich ihrer Daten. Diese Belege müssen vom Auftraggeber oder einer befugten Person kontiert werden

  • Erfassung der Daten nach verbindlichen Buchungsanweisungen des Auftraggebers oder entsprechend nach Anweisung einer verantwortlichen Person

  • Zusammenstellung von Daten und Einreichung der Auswertungen. Ausdrücklich verboten ist die rechtliche Würdigung von Sachverhalten. So dürfen Buchhalter oder Buchführungshelfer zum Beispiel weder Belege kontieren noch Buchungsanweisungen erteilen.
     

Diese Tätigkeiten sind nur bestimmten Personenkreisen gestattet

Wenn Sie eine Abschlussprüfung in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf vorweisen können und danach mindestens drei Jahre praktisch im Bereich der Buchhaltung tätig gewesen sind, dann haben Sie die Fähigkeiten, um weitergehende Befugnisse nach § 6 Nr. 4 Steuerberatungsgesetz verantwortlich auszuüben. Eine Abschlussprüfung in einem steuerberatenden oder wirtschaftsberatenden Ausbildungsberuf wird ebenfalls akzeptiert, auch eine dreijährige Ausbildung als Finanzanwärter oder genossenschaftlicher Verbandsprüfer. Personen mit abgeschlossener Bilanzbuchhalterprüfung oder mit einem abgeschlossenen wirtschaftswissenschaftlichen Studium dürfen ebenfalls spezifische Tätigkeiten gemäß Steuerberatungsgesetz ausüben. Es handelt sich dabei, um die Buchung laufender Geschäftsvorfälle inklusive Kontierung und Erteilung von Buchungsanweisungen. Im Detail bedeutet das folgendes:

  • Erstellen von Grundbuchaufzeichnungen mittels Erfassung einzelner Geschäftsvorfälle; Sie dürfen Aufstellungen von Eingangs- und Ausgangsbelegen machen, Kassenbuch führen und Bankauszüge ablegen.

  • Sie dürfen Buchungen vornehmen, indem Sie die laufenden Geschäftsvorfälle kontieren und logische Buchungssätze bilden.

  • Sie dürfen mit Zwischenschaltung eines Steuerberaters die Daten außer Haus erfassen, wenn dieser einen Kontenplan aufgestellt hat.

  • Sie dürfen OP-Listen pflegen und das Mahnwesen übernehmen, Zahlungen anweisen und den Zahlungsverkehr koordinieren.

  • Es ist ihnen erlaubt, Jahresabschlusszahlen vorzubereiten und betriebswirtschaftliche Auswertungen technisch zusammenzustellen. Sie dürfen jedoch keinen Jahresabschluss erstellen, auch nicht in Form einer „Knopfdruckbilanz“.

  • Sie dürfen für Ihre Mandanten das Buchungsprogramm aussuchen und andere irrelevante Hilfeleistungen hinsichtlich der steuerrechtlichen Auswirkungen vornehmen.
     

Selbstständige Buchhalter dürfen Lohnabrechnungen erstellen

Es ist ihnen grundsätzlich erlaubt bei Vorliegen aller notwendigen Voraussetzungen laufende Lohnabrechnungen inklusive der Lohnsteueranmeldung vorzunehmen. Für ihrer Tätigkeit müssen Sie die volle rechtliche Verantwortung übernehmen.
 

Diese Tätigkeiten dürfen Sie nicht erledigen

Die folgenden Tätigkeiten dürfen nur Steuerberater, Steuerbevollmächtigte oder Steuerberatungsgesellschaften, Rechtsanwälte, Rechtsanwaltsgesellschaften, Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften oder vereidigte Buchprüfer und Buchprüfungsgesellschaften vornehmen:

  • Buchführung einrichten und betrieblichen Kontenplan erstellen (Finanzbuchhaltung)

  • Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen, Vorname der Abschlussbuchungen

  • Gewinnermittlung durch Einnahmeüberschussrechnung

  • Einrichten von Lohnkonten

  • Lohnsteuer Abschlussarbeiten zum Jahresende

  • erstellen von Umsatzsteuervoranmeldungen oder Anfertigung anderer Steuererklärungen
     

Gewerbeanmeldung ist Pflicht

Sie haben die Pflicht, ein Gewerbe anzumelden. Dies tun Sie beim zuständigen Ordnungsamt ihrer Gemeinde. Ein Gewerbe müssen Sie auch dann anmelden, wenn Sie nebenberuflich tätig sind. Eine weitere Zulassung zum Beispiel durch die Finanzbehörde, ist nicht nötig.
 

Diese Berufsbezeichnung dürfen Sie führen

Das Steuerberatergesetz regelt genau, welche Bezeichnungen Sie führen dürfen. Mit Verweis auf die IHK Stuttgart sind folgende Bezeichnungen unkritisch:

  • Kontierer

  • Buchführungshelfer

  • Buchhalter

  • geprüfter Bilanzbuchhalter

  • Steuerfachwirt

Die Bezeichnungen Steuerfachwirt und geprüfter Bilanzbuchhalter dürfen Sie natürlich nur dann führen, wenn Sie die dazugehörigen Prüfungen erfolgreich bestanden haben.

Genehmigungspflichtige Gewerbe

Wichtig: Was ändert sich bei meiner Krankenversicherung nach der Gewerbeanmeldung?

Im Zuge Ihrer Gewerbeanmeldung sollten Sie sich nun zeitnah um Ihre Krankenversicherung kümmern. Als Selbstständiger sind Sie nicht mehr automatisch Pflichtmitglied in Ihrer gesetzlichen Krankenkasse und müssen sich dort auf Antrag befreien lassen. Die Beiträge werden nun nach Ihrem Einkommen erhoben. Die Kosten belaufen sich im Jahr zwischen...

 

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