Buchhaltung für Kleinunternehmen: Selbst machen und Geld sparen

Die Buchhaltung ist keine Raketenwissenschaft. Auch wer sich bisher in seinem Unternehmen damit nicht beschäftigt hat, kann sich innerhalb kurzer Zeit die wichtigsten Grundkenntnisse aneignen. Das bringt nämlich vor allem für Kleinunternehmer zwei wesentliche Vorteile mit sich: Zum einen lässt sich dadurch jede Menge Geld sparen und zum anderen bietet das einen guten allgemeinen Überblick über den finanziellen Zustand des Unternehmens. Zum Start können vor allem die folgenden Tipps weiterhelfen.
 

Ein Gespräch mit dem Steuerberater sorgt für Klarheit

Wenn sich bisher der Steuerberater um alle Belange der Buchhaltung gekümmert hat, ist es wichtig, einen entsprechenden Gesprächstermin zu vereinbaren, in dem geklärt wird, welche Aufgaben künftig selbst übernommen werden können.

In den meisten Fällen geht es nämlich nicht darum, die komplette Buchhaltung zu machen, sondern die sogenannte „vorbereitende Buchhaltung“ ein wenig auszuweiten. Unter diesem Begriff werden alle Tätigkeiten verstanden, die die Belege und Dokumente des Unternehmens für eine systematische Abarbeitung durch den Steuerberater vorbereiten.

Der Vorteil dieser Strategie ist, dass der Aufgabenbereich Schritt für Schritt ausgeweitet werden kann. Sobald eine Aufgabe zur unternehmerischen Routine geworden ist, kann der nächste Schritt erfolgen. Wer die Buchhaltung selbst erledigen möchte, sollte sich dafür jedoch auch eine entsprechende Software-Lösung besorgen.
 

Die richtige Software für die Inhouse-Bearbeitung der Buchhaltung

Eine leistungsstarke Buchhaltungs-Software bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Vor allem amortisieren sich die Kosten dafür sehr schnell, weil ein benutzerfreundliches Programm jede Menge Zeit- und damit auch Kostenersparnis bringt.

Für die Bearbeitung der unterschiedlichen Geschäftsvorfälle stehen zumeist verschiedene Vorlagen und Assistenten zur Verfügung, die die Eingabe erheblich erleichtern. Durch die entsprechenden Möglichkeiten zur Auswertung können sich Kleinunternehmer zudem jederzeit einen Überblick über den aktuellen finanziellen Zustand ihres Unternehmens machen.

Wichtig bei der Wahl der richtigen Software ist, dass das Tool auch mit dem Steuerberater und dem Finanzamt „kommunizieren“ kann. Das funktioniert über sogenannte Schnittstellen. Mit der DATEV-Schnittstelle können die Daten per Mausklick an den Steuerberater übertragen werden, die ELSTER-Schnittstelle sorgt für einen sicheren und geschützten Austausch der Daten mit dem zuständigen Finanzamt. Auf der offiziellen Website sind alle Softwareprodukte, die ELSTER unterstützen, gelistet.

Grundsätzlich besteht bei Buchhaltungsprogrammen die Wahl zwischen flexiblen Cloud-Lösungen und leistungsfähiger Desktop-Software. Bei letzteren ist zumeist der Leistungsumfang etwas größer, dafür sind sie jedoch nur bedingt für die Bearbeitung im Home-Office oder die Eingabe mit Smartphones geeignet. Für Kleinunternehmer ist deshalb oftmals eine Cloud-Lösung die bessere Wahl.
 

Vom Sortieren der Belege bis zur Führung des Kassenbuches: Diese Aufgaben können selbst übernommen werden

Die Sortierung von Eingangsrechnungen sowie Kontoauszügen nach Datum ist zumeist obligatorisch bei der Zusammenarbeit mit einem Steuerberater. Wer bei seinem Kleingewerbe die buchhalterischen Tätigkeiten ausweiten möchte, hat zum Start unterschiedliche Möglichkeiten.

Dabei kann beispielsweise die Erstellung der Ausgangsrechnungen selbst übernommen werden. In diesem Zusammenhang ist es jedoch wichtig, die formalen gesetzlichen Vorschriften zu beachten. Dazu gehört unter anderem, dass sich auf der Rechnung eine fortlaufende Rechnungsnummer befindet, anhand der sich die Rechnung eindeutig identifizieren lässt.

Auch diese Aufgabe kann von einer Software für die Buchhaltung übernommen werden. Der große Vorteil dabei ist, dass das Programm durch regelmäßige Updates und Aktualisierungen stets den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entspricht. So besteht auch kein Grund zur Sorge bei einer möglichen Betriebsprüfung.

Nach dem Schreiben der Rechnungen können diese auch gleich in das Rechnungsbuch eingetragen werden. Wenn es im Unternehmen zu Barzahlungen kommt, so muss dafür auch ein ordnungsgemäßes Kassenbuch beziehungsweise als Kleiunternehmer eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt werden. Auch dafür ist nicht zwingend ein Experte erforderlich.

Um einen Überblick über die Liquidität im Unternehmen zu behalten, empfiehlt es sich vor allem, die Kontrolle der Offenen-Posten-Listen und die Erstellung der Mahnungen selbst zu übernehmen. Zudem kann mit dem Steuerberater abgesprochen werden, dass dieser ein entsprechendes Muster für einen Liquiditätsübersicht zur Verfügung stellt, die in weiterer Folge auch selbst mit den aktuellen Daten befüllt werden kann.
 

Eigenes Personal engagieren

Bei stark wachsenden Unternehmen kann der Gründer irgendwann nicht mehr alle Aufgaben selbst erledigen. Das gilt auch für die Buchhaltung. Ab einem bestimmten Zeitpunkt kann es sich auch rechnen, Inhouse-Personal für unterschiedliche buchhalterische Agenden zu engagieren.

Der wichtigste Indikator neben dem finanziellen Aufwand ist in diesem Fall die Zeit. Denn durch das Engagement eines Experten hat ein Unternehmer wieder mehr Zeit, sich um sein Kerngeschäft zu kümmern und so sein Business weiter voranzutreiben.