Buchhaltungssoftware: Was kann sie und für wen ist sie geeignet?

Wer ein Gewerbe anmeldet und wirtschaftlich aktiv wird, produziert jeden Tag Geschäftsvorfälle. Diese Geschäftsvorfälle müssen buchhalterisch abgebildet werden. Es reicht nicht, die Belege nur abzuheften. Um den Überblick zu behalten, ist es nötig, die Buchhaltung zu erledigen. In welchem Umfang und in welcher Form das geschieht, ist von Ihrem Gewerbe abhängig.

Exkurs: Vorausschauend kaufen und nicht verzetteln

Aus wirtschaftlicher Sicht ist es sinnvoll, sich nicht mit vielen kleinen Hilfs-Tools zu verzetteln. Das ist meist ein teurer Spaß, der darüber hinaus oft für (zu) hohe Kosten sorgt. Besser ist es, weniger Anbieter zu nutzen, die miteinander kooperieren und entsprechende Schnittstellen bieten. Ein spezialisiertes Produkt, das lediglich eine perfekte Insellösung darstellt (also beispielsweise die perfekte Buchhaltungssoftware für Ihre Zwecke), aber mit Ihren anderen gewählten Softwareprodukten nicht harmoniert, bedeutet dauerhaft viel manuelle Arbeit, um die Daten miteinander abzugleichen. Ein Beispiel soll zeigen, wie das gemeint ist:

Sie betreiben einen Onlineshop. Bei einer Bestellung müssen Sie eine Rechnung schreiben. Die Rechnung muss verbucht werden und die Zahlung der Rechnung zugeordnet werden. Der gesamte Vorgang von der Bestellung bis zur Bezahlung sollte durch die nötigen Softwarelösungen reibungslos laufen. Ideal wäre folgender Ablauf:

Wenn die einzelnen Schritte von unterschiedlichen Softwares erledigt werden, ist der Workflow unterbrochen. Jede Unterbrechung bedeutet, dass Sie manuell aktiv werden müssen. Im Idealfall strukturieren Sie deshalb die Prozessabläufe so, dass alle Einzelschritte automatisiert ablaufen. Das spart unterm Strich viel Zeit und Geld. Bei der Auswahl der Buchhaltungssoftware ist es deshalb empfehlenswert, auf ein Produkt zu setzen, das die nötigen Schnittstellen aufweist, die Sie für den individuellen Prozess benötigen. Der günstigste Anbieter ist aus dieser Sicht betrachtet nicht unbedingt der beste.

Passendes Geschäftskonto vergleichen

Buchhaltungssoftware ist nicht gleich Buchhaltungssoftware

Wer sich dazu entschieden hat, die Buchhaltung selbst zu erledigen und keinen Steuerberater einzuschalten, steht vor einem großen Angebot. Der Markt hält eine Vielzahl unterschiedlicher Buchhaltungstools bereit. Diese unterscheiden sich hinsichtlich der nötigen Vorkenntnisse und hinsichtlich des Leistungsumfangs. Deshalb lässt sich die Frage, was Buchhaltungssoftware eigentlich kann, nur vor dem Hintergrund beantworten, um welche konkrete Software es geht. Um den zweiten Teil der Frage zu beantworten „Für wen ist sie geeignet?“, ist eine genauere Betrachtung der unterschiedlichen Buchhaltungssoftwares nötig. Dieser Beitrag beleuchtet drei besonders beliebte Produkte, die unterschiedliche Vorkenntnisse voraussetzen.

Die drei Programme auf einen Blick

Was sollte jede gute Buchhaltungssoftware können?

Bevor es in die Vorstellung der einzelnen Buchhaltungsprogramme geht, möchten wir Ihnen mit auf den Weg geben, dass alle Buchführungsprogramme bestimmte Standards mitbringen bzw. unbedingt mitbringen sollten. Prüfen Sie Ihre präferierte Software auf die folgenden Punkte:

Wer auf der Suche nach einer passenden Software ist, sollte bereits am Anfang die zukünftige Entwicklung im Auge haben. Soll aus dem Nebenerwerb ein großer Betrieb werden, dessen Umsätze über die Kleinunternehmergrenze (25.000 € im Vorjahr, 100.000 € im laufenden Jahr) hinausreichen? Dann sollte die Buchführung mitwachsen können. Folgende Leistungen sollte eine Software anbieten, die mit einem Unternehmen mitwächst:

Kleinunternehmer-Rechner: Liege ich unter der Umsatzgrenze?

Braucht Buchhaltungssoftware eine Zulassung?

Eine amtliche Zulassung für Buchhaltungssoftware gibt es nicht. Die Finanzverwaltung zertifiziert keine Programme. Testate von Wirtschaftsprüfern oder Herstellern sind eine Entscheidungshilfe, binden das Finanzamt aber nicht.

Bewährt und tausendfach erprobt: Lexware Buchhaltung

Die Software von Lexware ist nicht ohne Grund so beliebt. Sie bietet Einsteigern und Fortgeschrittenen gute Bedingungen. Zudem sind Ausbaumöglichkeiten in Form von Upgrades verfügbar. Die Einsteiger-Variante bietet ein vollständiges Buchhaltungsmodul, Schnittstellen zu Elster und DATEV, Online Banking und die Möglichkeit, mehrere Firmen gleichzeitig zu verwalten. Wächst der Anspruch an die Buchhaltung, können Sie ein Upgrade buchen. Sie erhalten damit eine integrierte Kassenbuchfunktion und können die Umsatzsteuer-Jahreserklärung einreichen. Darüber hinaus ist es möglich, einen persönlichen Support dazuzubuchen. Der Support ist telefonisch oder per E-Mail und kann auch direkt am PC live über den Bildschirm erfolgen.

Lexware Buchhaltung ist für Einsteiger mit grundlegenden Vorkenntnissen gut geeignet. Die Software kann alles, was ein kleines Unternehmen braucht: Buchhaltung, Jahresabschluss und Bilanz und Auswertungen in Form von Geschäftszahlen.

Der Anbieter Lexware bietet neben dieser beliebten Variante noch weitere Buchhaltungsprodukte an. Im Prinzip ist für jeden etwas dabei: für Selbstständige mit und ohne Vorkenntnisse, für Gewerbetreibende, die gerne online arbeiten möchten (Lexware Office, früher lexoffice), und für solche, die ihre Buchhaltung zentral auf einem Rechner erledigen wollen. Schauen Sie sich einmal die Produktpalette von Lexware an, sicherlich werden Sie ein Produkt finden, das Ihrem Kenntnisstand und Ihren Anforderungen an die Buchhaltung entspricht.

Buhl: Mein Büro Software von ZDF WISO

Der Anbieter Buhl hat ein enorm großes Sortiment unterschiedlicher Software. Sie haben die Möglichkeit, die Produkte vorab zu testen. In der Standardversion von WISO Mein Büro können Sie mit folgenden Modulen arbeiten:

Über die Basis-Variante berichten Nutzer, dass sie übersichtlich strukturiert und einfach zu handhaben ist, auch ohne große Buchhaltungskenntnisse. Das ist definitiv ein Pluspunkt. Hinzu kommt ein weiterer Aspekt, der allerdings Vor- und Nachteile hat. Es geht um die Zusatzmodule.

Modularer Aufbau ist zweischneidig

Einerseits ist der modulare Aufbau praktisch, doch kosten die Schnittstellen eine zusätzliche monatliche Gebühr. So kann aus einem günstigen Grundpaket ein teurer Fixkostenfaktor werden. Ein weiteres Problem ist, dass Einsteiger kaum überblicken können, welche Module für sie sinnvoll sind und welche nicht. Manche starten aus Unkenntnis mit einem viel zu großen Paket und scheitern dann an der Umsetzung – sie sind schlicht überfordert und finden sich nicht zurecht.

Wer versiert im Umgang mit Buchhaltungssoftware ist und zudem die Auswertungsmöglichkeiten und Zusatzmodule zu handhaben weiß, kann allerdings profitieren. Die zusätzlich buchbaren Leistungen reichen weit über die Standards hinaus, die andere Buchhaltungssoftwares anbieten. Aus den folgenden Bereichen sind Zusatzmodule buchbar:

Einerseits ist es gut, dass so viele verschiedene Optionen angeboten werden, auf der anderen Seite ist die Frage berechtigt, ob eine Buchhaltungssoftware mit einem Modul beispielsweise im Bereich Marketing wirklich sinnvoll nutzbar ist. In der Regel sind spezialisierte Marketing-Tools die bessere Wahl, weil sie wesentlich mehr Möglichkeiten bieten, auch was die Kontrolle des Erfolgs von Marketingaktivitäten angeht. Einige zusätzlich buchbare Module sind bei anderen Softwareanbietern bereits in der Basisversion integriert. Dass beispielsweise eine Datensicherung extra gebucht werden muss, ist nicht kundenfreundlich. Gleiches gilt für die Schnittstelle zu DATEV, die in einer Standardbuchhaltungs-Software eigentlich enthalten sein sollte. Das Modul für die Steuerformulare samt ELSTER-Versand gehört inzwischen zum Grundpaket.

Verschiedene Varianten mit Erweiterungsmöglichkeiten

Unter der Bezeichnung WISO Mein Büro Desktop gibt es eine Jahresversion, die sich nicht automatisch verlängert und eine Version, die eine automatische Verlängerung beinhaltet. Die Jahresversion kostet derzeit ca. 215 €, die Version mit automatischer Verlängerung ca. 170 € für jeweils 365 Tage. Werden aber die nötigen Module hinzugebucht, zum Beispiel DATEV, Designer, Finanzen+, Handwerk und Marketing, kommen je Modul monatlich ca. 4 bis 6 Euro dazu, für diese fünf also ca. 270 Euro brutto im Jahr. Mit Blick auf die Gesamtkosten ist das ein happiger Anteil.

Fazit: In der Grundversion gut für Einsteiger, jedoch Vorsicht bei der Zubuchung weiterer Apps.

sevDesk: Online-Lösung mit reduziertem Umfang

Der Anbieter sevDesk hat im Prinzip alles, was Einsteiger ohne große Buchhaltungskenntnisse benötigen. Da es eine Cloud-Lösung darstellt, können Sie immer auf Ihre Daten zugreifen, wenn Sie eine Internetverbindung haben. Sie sind nicht mehr an Ihren Arbeitsplatz im Büro gebunden. Neben einem kostenlosen Einstiegstarif gibt es drei verschiedene Varianten, wobei das erste Modul lediglich zur Rechnungsschreibung dient, das zweite Modul für eine Standardbuchhaltung konzipiert ist und das dritte Modul zusätzlich Kostenstellen und die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) umfasst. Die Warenwirtschaft ist nur noch als kostenpflichtiges Zusatzmodul buchbar.

Für Dienstleister und Gewerbetreibende ohne Lagerhaltung ist die zweite Variante ideal. In ihr ist die Umsatzsteuervoranmeldung mit ELSTER-Schnittstelle inbegriffen, es stehen Auswertungen zur Verfügung und auch Online-Banking sowie Zahlungsfunktionen sind an Bord. Arbeiten Sie mit einem Steuerberater zusammen, der die Arbeiten kontrollieren soll, ermöglicht eine Schnittstelle zu DATEV den Export. Zur Belegerfassung können Nutzer entweder die Daten einscannen oder per App fotografisch erfassen. Allerdings zeigt die Praxis, dass die Belegerkennung der erfassten Rechnungen nicht durchgängig gut funktioniert. Unabhängig davon, dass die Belegerkennung in manchen Fällen (noch) nicht optimal läuft, ist die Erfassung per App trotzdem praktisch. Damit spart man sich den Scanner und kann die hochgeladenen Belege später manuell nachträglich bearbeiten.

Unser Fazit: Schlanke Lösung für kleinste und kleine Betriebe, die keine Bilanz brauchen.

Grundkenntnisse sind in jedem Fall hilfreich

Wenn man bedenkt, dass der Beruf der Steuerfachangestellten zu den schwierigsten Ausbildungen in Deutschland gehört, mutet es ein wenig überraschend an, dass Buchhaltung für Unternehmer komplett ohne Vorkenntnisse möglich sein soll. Anbieter werben immer wieder damit. Doch nur, weil die Software leicht zu bedienen ist, entbindet Sie das nicht von Ihrer Pflicht, korrekte Angaben beim Finanzamt zu machen. Wenn Sie sich im Prinzip aus Unkenntnis der buchhalterischen Grundlagen nicht selbst kontrollieren können, ist es pragmatisch gesehen keine sinnvolle Entscheidung, eine solche Software zu nutzen.

Unterm Strich ist es aus kaufmännischer Sicht unbedingt zu empfehlen, sich mit den Grundzügen der Buchhaltung vertraut zu machen, um die Richtigkeit der gemachten Angaben im System kontrollieren zu können. Sich blind darauf zu verlassen, dass die Buchhaltungssoftware schon genau „weiß“, was zu tun ist, ist nicht ratsam. Letztlich tut die Software nur das, was Sie durch Ihre Eingaben auslösen. Wenn etwas fehlerhaft verbucht wird, wird es letztlich dem Unternehmer angelastet und nicht der Software. „Unwissenheit schützt vor Strafe nicht“ gilt insbesondere für Unterlagen, die Sie ans Finanzamt schicken.

Wenn Sie die Buchhaltung selbst machen wollen, dann empfehlen wir Ihnen, einen Grundkurs Buchführung zu absolvieren oder sich in das Thema einzulesen, um den Überblick zu behalten. Kurse von der IHK, der Arbeitsagentur, der VHS oder auch Online-Kurse von gewerblichen Anbietern oder YouTube-Kurse von seriösen Usern sind Möglichkeiten, sich rasch einzuarbeiten. Alternativ sollten Sie sich in Absprache mit einem Buchhalter, einem Steuerfachangestellten oder Steuerberater die Buchhaltung einrichten und Ihre Hauptbuchungen erklären lassen. Im Zweifel haben Sie auf diesem Weg einen persönlichen Ansprechpartner, wenn Sie später einmal nicht mehr weiterwissen.

Zuletzt aktualisiert: 10.09.2026